HPS ha desarrollado un Sistema de Gestión Documental a través de un navegador web. El Sistema permite a los usuarios, a través de perfiles creados a tal efecto, compartir documentos, bloquearlos, actualizarlos y gestionarlos.
El Sistema de Gestión Documental basa toda su funcionalidad en el mantenimiento y gestión de documentos a través de un interfaz web.
Los documentos se almacenan en una serie de carpetas virtuales. Las carpetas pueden crearse, modificarse y destruirse, y tienen una estructura jerárquica en árbol como si de carpetas físicas se tratara. El sistema guarda las fechas de creación y modificación de las carpetas del sistema.
Dentro de cada carpeta se almacenan los archivos que los usuarios estimen oportunos. Cada archivo tiene un nombre virtual que es el que se muestra al usuario para la gestión. El archivo virtual tiene uno ó más archivos físicos asociados correspondientes a las diferentes versiones que de un fichero guarde el sistema.
Cada documento virtual tiene identificado con un autor, una fecha de creación y modificación y un estado que permite a otros usuarios acceder o no al archivo.
El sistema permite a los usuarios con permisos ver un historial con las versiones de un archivo a lo largo del tiempo, usuarios que modificaron el archivo, fechas de actualización, etc...
El sistema permite a su vez bloquear documentos para luego descargárselos y poder realizar modificaciones en sus máquinas cliente.
Los documentos se pueden marcar como "públicos" para que cualquier usuarios pueda descargarlo.
Los usuarios disponen de un sistema de mensajería interna que permite realizar comunicaciones entre usuarios del Sistema de Gestión Documental. A través de esta funcionalidad se permite que los usuarios puedan enviarse notificaciones entre ellos para avisar de cualquier incidencia o actualización de los documentos.
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